Dit is mijn Sorghdag: Planner
29 september 2022
Een van de belangrijkste functies binnen Sorgh.nl is de functie van planner. Hij of zij nemen de aanvragen van de zorgorganisaties en/of klanten aan, plannen de uren van de sorgh-collega’s in, en checken ook onder andere de invoer van de kilometerstanden, de gewerkte uren en de vergoedingen. Indien je vragen hebt over je dienst, of je wilt ziekmelden of een conflict hebt met de zorgorganisatie, zijn zij de eersten die je aan de telefoon krijgt op doordeweekse werkdagen.
Anita Seinen is een van de planners op het hoofdkantoor van Sorgh.nl in Ruurlo. Zij is verantwoordelijk voor de roosters in Shiftbase en werkt samen met een á twee andere planners om alle Sorgh-collega’s in te roosteren bij de verschillende zorgorganisaties waar Sorgh.nl mee samenwerkt.
‘Om 8.00 uur start mijn dienst bij Sorgh in kantoor Ruurlo. Dan wordt de telefoon omgezet vanuit de bereikbaarheidsdienst en start ik mijn computer op. De eventuele ziekmeldingen worden meteen genoteerd. Daarna overleg ik met de instellingen waar de medewerker van Sorgh.nl zou werken die dag. We overleggen of wij zo nodig vervang moeten regelen en of zo nodig hierin meteen wordt actie ondernomen. De mailingen die verstuurd is vanaf gisteravond en de vroege ochtend worden ook doorgenomen. Inmiddels stroomt de mailbox zo zachtjes aan vol de morgen.’
De balans in werkuren en vrije tijd
‘Wat wij nog meer doen op een Sorgh.nl dag is de vragen van collega’s beantwoorden en het bevestigingen van diensten van de dag/dagen ervoor naar collega’s en instellingen en nieuwe aanvragen verzamelen voor diensten.
Hierin wordt een splitsing gemaakt:
- Diensten op korte termijn worden meteen opgepakt. Medewerkers die op in ons planningsysteem Shiftbase op beschikbaarheid staan worden benaderd. Terugkoppeling naar instellingen doen wij dan ook meteen.
- Diensten voor langere termijn worden op de donderdag altijd verzameld en deze brengen wij dan ook onder de aandacht van een ieder inclusief de ZZPérs.
De planners van Sorgh.nl attenderen de medewerkers er altijd op als zij zien dat de balans niet goed is. Collega’s mogen hier zelf op reageren. Dan komen vragen op als: hoe staat zij ervoor met de uren (plus/min) en hoe ziet het rooster eruit. Is er een goede balans in werkuren en vrije tijd?. Veelal wordt gehoor gegeven aan het advies, maar echter blijven uitzonderingen bestaan. Dit is dan de verantwoording van de medewerker zelf. De planners blijven kritisch meekijken in hun rooster.’
Telefonische aanvragen
‘Tussendoor komen er aanvragen telefonisch binnen. Vanuit de planning wordt altijd gevraagd of zij alsnog de aanvraag op de mail willen zetten. Zo krijgen wij een goed beeld van de zorgvraag. Bij een particuliere aanvraag kan dit veel tijd en inspanning vergen om de zorgvraag duidelijk te krijgen en om beschikbaarheid in te kunnen zetten. Hetzelfde geldt voor nieuwe instellingen. Beide aanvragen, particulier en nieuwe instellingen, worden altijd in afstemming met management besproken.
Doordat de lijnen kort zijn en het management direct hierop anticipeert, kan er snel worden geschakeld, en kan er duidelijkheid worden gegeven of Sorgh wel of niet wat kan betekenen voor de nieuwe client/instelling.
Verder maken wij indien nodig nieuwe Sorgh-collega’s wegwijs binnen Sorgh. Wij geven uitleg over Shiftbase, hoe om te gaan met Shiftbase en ook wat te doen als je auto in gebruik krijgt van Sorgh.’
Overige werkzaamheden
‘Gelukkig is het niet alleen computerwerk op mijn werkdagen. Er is natuurlijk ook contact met de collega’s. Regelmatig telefonisch, dan wel op de app is er contact. Soms om even bij praten en vragen hoe het gaat, en of er nog zaken zijn die vermeld moeten worden.
Zo af en toe komt er een collega langs op het kantoor in Ruurlo. Dat is altijd leuk en gezellig, want bij ons staat de koffie/thee altijd klaar. Voor ons ook gezellig om collega’s live te zien en te kunnen spreken. Verder houden wij ons eigen kantoor schoon en draaien wij onze hand niet om voor post en lichte administratie.
Rond de klok van 16.30/17.00 uur sluit ik het kantoor af. De telefoon schakel ik dan over naar de bereikbaarheidsdienst. En kan ik dan ook gerust zeggen: morgen is er gelukkig weer een dag bij Sorgh.nl!’
In deze maandelijkse rubriek ‘Dit is mijn sorghdag’ vraag ik (Cas Bakering) elke maand een Sorgh-collega over hoe zijn of haar gemiddelde werkdag eruit ziet. Zo kom je elke maand iets te weten over wat de functies bij Sorgh.nl inhouden, wat de werkzaamheden hiervan zijn en wat er allemaal bij komt kijken op een werkdag.
Ook bij ons werken? Bekijk onze vacatures!
